Planeación
Definición de Planeación
En toda empresa es sumamente importante el trabajo de grupo, y si se pretende que este sea eficaz, las personas deben saber que es lo que se espera que logren. Esta es la planeación.
Importancia de la Planeación
La planeación se considera como el fundamento de la administración, es decir por adelantado QUE HACER, COMO, CUANDO HACERLO Y QUIEN HA DE HACERLO. La planeación incluye la selección de los objetivos empresariales, así como la determinación de los medios para alcanzarlos. Es la marcha de la empresa prevista y preparada para un tiempo determinado.
Aplicación de la Planeación en las Distintas Áreas Funcionales de la Empresa
Vivimos en una era tecnológica, económica, social y política en la cual la planeación, al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un factor importante en la empresa
Hoy en día casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeños empresarios es sumamente útil implementar la planificación en las distintas áreas funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas.
ÁREA DE CONTABILIDAD, COSTOS Y PRESUPUESTOS
-El presupuesto y el flujo de efectivo-
Resume las necesidades de efectivo que tendrá la empresa en el periodo planificado.
ÁREA DE MERCADO
Incluye un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y área territorial que se proyecta cubrir en el periodo planificado.
ÁREA DE PRODUCCION
Consiste en determinar todas las actividades requeridas para la producción y los recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas.
ÁREA DE PERSONAL
-Plan de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario para llevar a cabo actividades de la empresa.
Aspectos Fundamentales del Proceso de Planeación
Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario, primordialmente, estudiar su situación actual, la respuesta del mercado de que se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que el medio le ofrece.
Los aspectos fundamentales de un proceso de planeación son:
- Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar;
- Determinar cuales son las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos;
- Identificar cuales son los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente definidas;
- Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas.
- Asignar a cada miembro del equipo de trabajo, responsabilidades específicas para cada actividad a desarrollar.
Pasos para lograr una buena planeación:
1. Liderazgo de la Presidencia o Gerencia General de la empresa: nadie mejor que el Presidente de la empresa sabe para donde va su compañía, tiene claras sus metas y objetivos, conoce su sector, su competencia y su mercado. Como cabeza de la empresa sabe a dónde y en cuánto tiempo deben llegar, así mismo sabe que el mundo de la tecnología tiene un portafolio gigante y creciente donde seguramente habrá soluciones, servicios y productos que satisfagan sus necesidades. Él sólo mostrará sus metas y su estrategia empresarial, expresará lo que quiere y dará su apoyo total a su equipo de TI (Tecnologías de Información) para lograr juntos las metas.
2. Lo urgente vs. lo importante: lo que vivimos todos los días son una serie de necesidades urgentes para resolver ya, que a veces desplazan la planeación y las prioridades previstas. La estrategia empresarial dictará las prioridades y cada área de la empresa las confirmará, TI planeará basada en las prioridades corporativas y se fortalecerá para que lo urgente sea resuelto sin afectar las prioridades de la empresa.
3. Participación de las gerencias que más demandan servicios de tecnologías de información: cada área debe planear su desarrollo y su evolución para apoyar la estrategia corporativa. Como la necesidad de apoyo tecnológico es transversal en la empresa; es decir, es un servicio que todos necesitan, cada Vicepresidencia y cada Gerencia deben ser actores en la planeación de TI porque TI es indispensable para cumplir sus metas. Si se aislan y sólo intervienen mencionando sus necesidades participando sólo en la fase final para revisar las soluciones cuando estas están listas, puede haber gran pérdida de tiempo y otros recursos en correcciones. Cada área debe involucrarse de forma comprometida con TI para que los proyectos y soluciones realmente respondan a sus necesidades.
4. Tener claras las fuentes de recursos: como en toda planeación, en la de tecnología es fundamental ir asignando los recursos humanos y económicos para hacer realidad los proyectos, inversiones, mantenimiento, crecimiento y demás necesidades de la gerencia tecnológica y de sus servicios para toda la organización. Como TI es un habilitador indispensable para cada área, el presupuesto económico estará contemplado en gastos de funcionamiento de cada área de la empresa. En cuando al recurso humano si no se da abasto con el equipo actual, se contratará el personal necesario o diversos servicios bajo esquemas de outsourcing. Esto último suele ser más práctico y eficaz, más aún cuando las necesidades son inmediatas.
5. No pretender hacerlo todo solos: los Súper Heroes en informática no son los que lo hacen todo sino los que obtienen los resultados esperados con las herramientas necesarias. Déjese ayudar por firmas externas, experimentadas y profesionales en las soluciones que su emrpesa requiera. No tema que no le van a quitar el puesto, bueno excepto que usted no genere ningún valor agregado, No se reinvente la rueda, en esta época no hay tiempo para eso.
6. Dimensionar clara, correcta y objetivamente las necesidades: Comprar soluciones más grandes porque es bueno tener la solución completa de una vez no siempre es necesario. Analice con las áreas usuarias las necesidades reales en tiempos reales para cumplir con la estrategia actual. Vale ser visionarios pero no para todos funciona comprar hoy lo que necesitaremos para dentro de 5 años. Ese es mucho tiempo en TI, las necesidades y las soluciones cambian, el negocio cambia. Ser objetivo y realista es una buena clave.
7. Investigar el papel tecnológico en la competencia: Es la tecnología el factor diferencial entre la competencia que nos lleva ventaja y nosotros?; Qué usa nuestra competencia?; Cómo es su relación costo / beneficio?; Vale la pena para nosotros hacer inversiones similares? No es para copiarse o para comprar lo mismo, sólo es importante tener un parámetro de referencia equivalente.
8. Contemplar y avaluar los riesgos de no tener un mejor desarrollo tecnológico: Tenemos riesgos bajo nuestra infraestructura actual? Cuáles? (Ej. caídas de los sistemas, inconsistencias, caídas en los servicios de telecomunicaciones, fugas de información). Cuánto nos cuesta tener estos riesgos? Cómo podemos minimizarlos ? (Ej. tecnología, procesos, prácticas recomendadas y metodologías)
9. No incluir procesos de gestión del cambio: Pensamos que la tecnología lo resuelve todo y cuando implantamos nuevas soluciones tecnológicas nos estrellamos con que los usuarios no siempre las reciben con entusiasmo y eso se refleja en el tiempo que les lleva adaptarse y la resistencia que ponen de su parte para hacerlo. La resistencia al cambio es natural en los seres humanos, por eso debemos incorporar en neustros proyectos un proceso para facilitar la transición al uso de las nuevas tecnologías y hacer de este un proceso participativo, amable y eficiente que nos ayude a tener el ROI esperado en el tiempo previsto.
10. Impulsar la calidad de datos: usted en la gerencia informática puede tener la mejor visión, buenos procesos, los proyectos correctos y salir en vivo con ellos en el tiempo previsto apoyando la estrategia empresarial, habilitando la información para toda la empresa, sus clientes y proveedores, pero si el insumo de dicha información, es decir los datos, son es incorrectos, la información estará incorrecta y las decisiones basadas en ella también. Aunque la calidad de datos no es su total responsabilidad si lo es en parte y puede dañar todo su trabajo. Preocúpese por impulsar un proceso de calidad de datos y evangelizar a su empresa sobre el tema.
2. Lo urgente vs. lo importante: lo que vivimos todos los días son una serie de necesidades urgentes para resolver ya, que a veces desplazan la planeación y las prioridades previstas. La estrategia empresarial dictará las prioridades y cada área de la empresa las confirmará, TI planeará basada en las prioridades corporativas y se fortalecerá para que lo urgente sea resuelto sin afectar las prioridades de la empresa.
3. Participación de las gerencias que más demandan servicios de tecnologías de información: cada área debe planear su desarrollo y su evolución para apoyar la estrategia corporativa. Como la necesidad de apoyo tecnológico es transversal en la empresa; es decir, es un servicio que todos necesitan, cada Vicepresidencia y cada Gerencia deben ser actores en la planeación de TI porque TI es indispensable para cumplir sus metas. Si se aislan y sólo intervienen mencionando sus necesidades participando sólo en la fase final para revisar las soluciones cuando estas están listas, puede haber gran pérdida de tiempo y otros recursos en correcciones. Cada área debe involucrarse de forma comprometida con TI para que los proyectos y soluciones realmente respondan a sus necesidades.
4. Tener claras las fuentes de recursos: como en toda planeación, en la de tecnología es fundamental ir asignando los recursos humanos y económicos para hacer realidad los proyectos, inversiones, mantenimiento, crecimiento y demás necesidades de la gerencia tecnológica y de sus servicios para toda la organización. Como TI es un habilitador indispensable para cada área, el presupuesto económico estará contemplado en gastos de funcionamiento de cada área de la empresa. En cuando al recurso humano si no se da abasto con el equipo actual, se contratará el personal necesario o diversos servicios bajo esquemas de outsourcing. Esto último suele ser más práctico y eficaz, más aún cuando las necesidades son inmediatas.
5. No pretender hacerlo todo solos: los Súper Heroes en informática no son los que lo hacen todo sino los que obtienen los resultados esperados con las herramientas necesarias. Déjese ayudar por firmas externas, experimentadas y profesionales en las soluciones que su emrpesa requiera. No tema que no le van a quitar el puesto, bueno excepto que usted no genere ningún valor agregado, No se reinvente la rueda, en esta época no hay tiempo para eso.
6. Dimensionar clara, correcta y objetivamente las necesidades: Comprar soluciones más grandes porque es bueno tener la solución completa de una vez no siempre es necesario. Analice con las áreas usuarias las necesidades reales en tiempos reales para cumplir con la estrategia actual. Vale ser visionarios pero no para todos funciona comprar hoy lo que necesitaremos para dentro de 5 años. Ese es mucho tiempo en TI, las necesidades y las soluciones cambian, el negocio cambia. Ser objetivo y realista es una buena clave.
7. Investigar el papel tecnológico en la competencia: Es la tecnología el factor diferencial entre la competencia que nos lleva ventaja y nosotros?; Qué usa nuestra competencia?; Cómo es su relación costo / beneficio?; Vale la pena para nosotros hacer inversiones similares? No es para copiarse o para comprar lo mismo, sólo es importante tener un parámetro de referencia equivalente.
8. Contemplar y avaluar los riesgos de no tener un mejor desarrollo tecnológico: Tenemos riesgos bajo nuestra infraestructura actual? Cuáles? (Ej. caídas de los sistemas, inconsistencias, caídas en los servicios de telecomunicaciones, fugas de información). Cuánto nos cuesta tener estos riesgos? Cómo podemos minimizarlos ? (Ej. tecnología, procesos, prácticas recomendadas y metodologías)
9. No incluir procesos de gestión del cambio: Pensamos que la tecnología lo resuelve todo y cuando implantamos nuevas soluciones tecnológicas nos estrellamos con que los usuarios no siempre las reciben con entusiasmo y eso se refleja en el tiempo que les lleva adaptarse y la resistencia que ponen de su parte para hacerlo. La resistencia al cambio es natural en los seres humanos, por eso debemos incorporar en neustros proyectos un proceso para facilitar la transición al uso de las nuevas tecnologías y hacer de este un proceso participativo, amable y eficiente que nos ayude a tener el ROI esperado en el tiempo previsto.
10. Impulsar la calidad de datos: usted en la gerencia informática puede tener la mejor visión, buenos procesos, los proyectos correctos y salir en vivo con ellos en el tiempo previsto apoyando la estrategia empresarial, habilitando la información para toda la empresa, sus clientes y proveedores, pero si el insumo de dicha información, es decir los datos, son es incorrectos, la información estará incorrecta y las decisiones basadas en ella también. Aunque la calidad de datos no es su total responsabilidad si lo es en parte y puede dañar todo su trabajo. Preocúpese por impulsar un proceso de calidad de datos y evangelizar a su empresa sobre el tema.
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